Notice de confidentialité — Thérapote bêta

Version : 2026-06-26-v0.2
Statut : notice bêta privée non-HDS

1. Objet

La présente notice explique comment les données personnelles sont traitées dans le cadre de l’utilisation de Thérapote bêta.

Thérapote bêta est un outil administratif, organisationnel et contractuel destiné à aider un praticien à gérer son activité : personnes, séances, accompagnements, inscriptions, paiements, communications transactionnelles et documents administratifs ou d’encadrement non cliniques.

Thérapote bêta ne constitue :

ni un dossier patient ;
ni un dossier de soin ;
ni un espace d’hébergement de données de santé ;
ni un outil de prise de notes cliniques ou thérapeutiques ;
ni un logiciel médical.

L’utilisation de Thérapote bêta suppose de ne pas saisir de données de santé, de diagnostics, de symptômes, de traitements, de comptes rendus thérapeutiques, de notes cliniques ou de documents médicaux.

2. Éditeur du service et contact

Thérapote bêta est édité par :

YALAMEDIA
12 Rue de Reims
94110 Arcueil
France

TVA intracommunautaire : FR20537384497
SIREN : 537 384 497 (à confirmer)
Représentant : Jean-François EREAU
Contact : jean-francois@therapote.fr

3. Rôles RGPD

3.1 Données relatives aux comptes utilisateurs et au service

Pour les traitements liés à la création et à la gestion des comptes utilisateurs, à l’authentification, à la sécurité, au support, aux journaux techniques, aux demandes relatives aux droits des personnes et à la gestion contractuelle de la bêta, YALAMEDIA agit comme responsable de traitement.

3.2 Données saisies par les praticiens utilisateurs

Lorsque l’utilisateur professionnel saisit dans Thérapote bêta des données relatives à ses propres personnes, clients, participants ou contacts, il demeure responsable de ces données et de l’usage qu’il en fait.

Dans ce cadre, YALAMEDIA agit comme sous-traitant technique, pour le compte de l’utilisateur professionnel, afin de fournir le service Thérapote bêta.

L’utilisateur professionnel reste responsable de l’information des personnes concernées lorsque des données réelles sont saisies dans Thérapote bêta.

4. Données traitées

Les données pouvant être traitées dans Thérapote bêta sont notamment :

données d’identification du praticien utilisateur : nom, prénom, adresse e-mail ;
données de compte : identifiant, état du compte, traces d’acceptation des documents applicables ;
données d’identification des personnes suivies administrativement : prénom, nom, coordonnées, date de naissance si renseignée ;
données d’organisation : séances, dates, lieux, accompagnements, statut opérationnel des séances ;
données contractuelles et administratives : inscriptions, montants, paiements, statuts de paiement ;
données d’encadrement non clinique : documents préalables non cliniques, signatures ou traces associées ;
communications transactionnelles ou administratives ;
journaux techniques nécessaires à la sécurité, au diagnostic et au fonctionnement de la bêta.

Aucune donnée de santé ne doit être saisie dans Thérapote bêta.

5. Données interdites

Il est interdit de saisir, importer, stocker ou transmettre dans Thérapote bêta :

données de santé ;
diagnostics ;
symptômes ;
traitements médicaux ;
antécédents médicaux ;
comptes rendus thérapeutiques ;
notes cliniques ;
observations psychologiques détaillées ;
documents médicaux ;
prescriptions ;
bilans de santé ;
informations relatives à l’état de santé physique ou mentale d’une personne ;
toute information permettant de déduire l’état de santé d’une personne.

Les champs libres, documents, notes et commentaires éventuellement disponibles dans Thérapote bêta sont réservés à des informations administratives, organisationnelles ou contractuelles non cliniques.

En cas de saisie accidentelle d’une donnée interdite, l’utilisateur doit la supprimer sans délai ou demander sa suppression à YALAMEDIA.

6. Finalités

Les données sont traitées pour :

permettre l’accès sécurisé à Thérapote bêta ;
tester les fonctionnalités de gestion administrative, organisationnelle et contractuelle ;
permettre au praticien de gérer ses séances, inscriptions et paiements ;
permettre l’export des données personnelles ;
permettre l’anonymisation d’une personne sur demande ;
assurer la sécurité, le diagnostic technique et l’amélioration du service pendant la bêta ;
tracer l’acceptation des documents applicables à la bêta.

7. Bases légales

Selon les cas, les traitements reposent sur :

l’exécution des conditions d’utilisation de la bêta ;
l’intérêt légitime de YALAMEDIA à tester, sécuriser, administrer et améliorer Thérapote ;
le respect d’obligations légales lorsqu’il s’agit de données comptables, de sécurité ou de demandes relatives aux droits des personnes.

8. Sous-traitants techniques

Thérapote bêta s’appuie sur des prestataires techniques agissant comme sous-traitants de YALAMEDIA ou, selon le contexte, comme sous-traitants ultérieurs lorsque YALAMEDIA agit elle-même comme sous-traitant de l’utilisateur professionnel.

Sous-traitant	Usage	Données possibles	Statut / mesures
Supabase	Authentification, base de données applicative, règles d’accès, sauvegardes, stockage technique éventuel	Comptes utilisateurs, données applicatives non cliniques, métadonnées techniques	Région projet : eu-west-3 / Paris. DPA signé en place. Supabase Assistant désactivé.
Vercel	Hébergement de l’application web, exécution applicative, déploiement, distribution, journaux techniques	Requêtes techniques, logs, métadonnées de navigation, données transitant par les routes applicatives	Région projet : eu-west-3 / Paris (cdg1, UE). DPA signé en place. Logs applicatifs à minimiser.
Sentry	Supervision technique, diagnostic d’erreurs applicatives	Erreurs, stack traces, contexte technique, route, environnement, identifiants techniques minimisés	Région projet : Région EU (ingest.de), autorité de contrôle : Irlande. DPA signé en place. Scrubbing PII. Aucun contenu métier sensible volontairement transmis.
[Fournisseur e-mail]	E-mails transactionnels, invitations, notifications administratives	Adresse e-mail utilisateur, contenu transactionnel minimal	À compléter
[Analytics éventuel]	Mesure d’usage produit	Événements d’usage anonymisés ou pseudonymisés	À compléter

La liste pourra être mise à jour pendant la bêta en cas d’évolution technique.

YALAMEDIA peut recourir à des sous-traitants techniques pour assurer l’hébergement, la sécurité, la supervision, l’authentification, la maintenance et l’exploitation du service. Certains sous-traitants peuvent eux-mêmes recourir à des sous-traitants ultérieurs, dans les conditions prévues par leurs engagements contractuels.

9. Transferts hors Union européenne

Certains traitements techniques peuvent impliquer des transferts hors Union européenne, notamment lorsque les prestataires techniques ou leurs sous-traitants sont établis hors de l’Union européenne.

Dans ce cas, YALAMEDIA s’appuie sur les garanties contractuelles et mécanismes prévus par les prestataires concernés, notamment clauses contractuelles types, décisions d’adéquation ou autres mécanismes applicables.

10. Données de preuve d’acceptation

Lors de l’accès à Thérapote bêta, l’utilisateur peut être invité à accepter les documents applicables : Conditions d’utilisation bêta, Notice de confidentialité et Charte bêta non-HDS.

YALAMEDIA conserve une trace de cette acceptation comprenant notamment :

l’identifiant de l’utilisateur ;
le cabinet / tenant concerné ;
le type de document accepté ;
la version du document ;
le hash du document ;
la date et l’heure d’acceptation.

Les colonnes techniques relatives à l’adresse IP et au user-agent peuvent exister dans le schéma applicatif mais ne sont pas remplies en bêta tant que leur collecte n’a pas été explicitement validée et documentée.

11. Durée de conservation

Pendant la bêta, les données sont conservées pour la durée nécessaire à l’expérimentation.

À la fin de la bêta, les données pourront être :

supprimées ;
anonymisées ;
conservées uniquement si cela est nécessaire pour poursuivre l’utilisation du service ou respecter une obligation légale.

Les paiements validés et données associées peuvent devoir être conservés lorsqu’ils ont une portée comptable ou probatoire.

12. Droits des personnes

Les personnes concernées disposent, selon les conditions prévues par le RGPD, de droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité.

Thérapote bêta propose notamment :

un export structuré des données personnelles ;
une version imprimable ;
une fonction d’anonymisation RGPD.

Toute demande peut être adressée à : [email de contact RGPD].

Lorsque YALAMEDIA agit comme sous-traitant pour le compte d’un utilisateur professionnel, YALAMEDIA assiste l’utilisateur professionnel dans la mesure nécessaire et raisonnable pour répondre aux demandes des personnes concernées.

13. Sécurité

Thérapote bêta met en œuvre des mesures destinées à protéger les données, notamment :

authentification utilisateur ;
authentification renforcée sur les comptes fournisseurs critiques lorsque disponible ;
isolation des données par cabinet / tenant ;
règles d’accès en base de données ;
absence d’accès anonyme aux données métier ;
export et anonymisation contrôlés ;
limitation du périmètre aux données non cliniques ;
minimisation des logs applicatifs ;
supervision technique limitée au diagnostic et à la sécurité.

14. Contact

Pour toute question relative aux données personnelles :

YALAMEDIA
12 Rue de Reims
94110 Arcueil
France
Email : jean-francois@therapote.fr